Uno de los aspectos que todo profesional debe aprender es gestionar el tiempo de manera óptima. La gestión eficaz del tiempo es una de las bases de la productividad empresarial, por lo que todo profesional debe tener algunas herramientas que le ayuden a organizar el trabajo con éxito.
Gestionar bien el tiempo no consiste en ocupar cada minuto de la jornada. Implica decidir qué tareas requieren atención, establecer prioridades, reservar tiempo para realizarlas y reducir las interrupciones que dificultan el trabajo.
La investigación también respalda la importancia de esta habilidad. Un metaanálisis realizado a partir de datos de 53.957 participantes encontró una relación positiva entre la gestión del tiempo y el rendimiento profesional, el rendimiento académico y el bienestar.
En este artículo te mostramos 10 técnicas de gestión del tiempo que te ayudarán a organizar mejor las tareas. Resultan útiles para entender cómo gestionar el tiempo en el trabajo, mejorar la productividad y potenciar habilidades profesionales. También pueden ayudarte a combinar unos estudios de MBA con el trabajo habitual.
Técnicas de gestión del tiempo para profesionales
Hay distintas técnicas para gestionar el tiempo que pueden resultar útiles. Te mostramos algunas que puedes aplicar para organizar mejor la jornada y dedicar más atención a las tareas que realmente requieren tiempo.
1. Planificar
Planifica el día anterior lo que vas a hacer al día siguiente. Tener una agenda es fundamental para poder delimitar las tareas que vas a tener que llevar a cabo. En esta agenda debes anotar las tareas que vas a realizar, una estimación de tiempo y también una hora de cierre o finalización.
Un error que cometen muchos profesionales y directivos es no tener una hora de inicio y una hora de fin. Esto incrementa el estrés, ya que se pierde el control del tiempo dedicado al trabajo, lo que da lugar a incluir todo tipo de tareas de forma reactiva, sin poner el foco en aquello que es verdaderamente relevante.
La planificación mejora cuando se compara periódicamente el tiempo previsto con el que finalmente ha requerido cada tarea. De esta forma, las estimaciones de las jornadas siguientes pueden ser más realistas.
Cuando la planificación afecta a un proyecto con varias tareas, responsables y fechas, un diagrama de Gantt permite representar visualmente qué debe hacerse y en qué plazo.
2. Distinguir entre lo urgente y lo importante
Muchos profesionales no saben distinguir entre lo urgente y lo importante. Cuando estamos enfocados únicamente en lo urgente, existen tareas importantes que posponemos continuamente, hasta el punto de que llega la fecha en que deberían estar terminadas y no se han empezado.
Esta forma de priorizar se conoce habitualmente como matriz de Eisenhower. Consiste en dividir las tareas en cuatro grupos:
- Urgentes e importantes: requieren atención inmediata.
- Importantes pero no urgentes: deben reservarse en la agenda antes de que terminen convirtiéndose en urgentes.
- Urgentes pero no importantes: pueden delegarse cuando otra persona pueda resolverlas adecuadamente.
- Ni urgentes ni importantes: deben reducirse o eliminarse si consumen tiempo sin aportar un resultado relevante.
Evita que las tareas menos importantes ocupen el tiempo reservado a aquellas que tienen una repercusión mayor en los objetivos profesionales.
Esta clasificación también puede ayudar en la toma de decisiones, ya que obliga a valorar qué tareas requieren atención inmediata y cuáles pueden programarse, delegarse o eliminarse.
3. Aumentar la sensación de logro
Un aspecto importante para ganar productividad es percibir que el trabajo avanza. Completar tareas breves y necesarias puede ayudar a generar esa sensación de progreso y reducir la acumulación de asuntos pendientes.
Sin embargo, realizar primero todas las tareas fáciles tampoco debe convertirse en una forma de posponer aquellas que requieren mayor concentración. La prioridad debe seguir marcada por la importancia de cada trabajo y por los plazos establecidos.
Tener demasiadas tareas a medias puede provocar la sensación de que los trabajos nunca se terminan y favorecer los cambios continuos entre actividades.
4. Evitar la multitarea
La multitarea puede ser uno de los mayores enemigos de una gestión eficaz del tiempo. Cuando estás enfocado en una tarea, evita intentar hacer otra al mismo tiempo, ya que dividir la atención puede dificultar el rendimiento.
La investigación sobre cambio de tareas ha mostrado que pasar repetidamente de una actividad a otra tiene un coste cognitivo y temporal. Ese coste puede ser mayor cuando las tareas requieren reglas o procesos mentales más exigentes.
Uno de los elementos esenciales para gestionar bien el tiempo es poner una hora de inicio y de fin a las tareas. Cuando hacemos muchas cosas al mismo tiempo resulta más difícil respetar ese principio y mantener períodos prolongados de concentración.
5. Limitar las distracciones digitales
Las redes sociales pueden ser uno de los “ladrones de tiempo” que reducen la productividad. Consultar publicaciones, mensajes, correo electrónico o notificaciones continuamente puede fragmentar la jornada sin que seamos conscientes del tiempo empleado.
Las distracciones pueden producirse incluso cuando no respondemos al mensaje. Un estudio experimental sobre notificaciones de teléfonos móviles comprobó que recibir una notificación podía afectar al rendimiento en una tarea que exigía atención aunque la persona no interactuara con el teléfono.
Limita el uso de las redes sociales y las notificaciones para poder ganar una mayor concentración en otras tareas. Salvo que la actividad profesional esté directamente vinculada con ellas, puedes reservar momentos concretos para consultarlas y silenciar avisos durante los períodos destinados a trabajos que exigen concentración.
6. Delegar tareas
Uno de los problemas por los que se pierde el tiempo es el exceso de tareas que asumimos. A veces queremos implementar una enorme cantidad de acciones en muy poco tiempo. Tendemos a sobrevalorar el uso que hacemos del tiempo, pero lo cierto es que en muchas ocasiones es necesario saber delegar tareas, una de las habilidades directivas que ayudan a organizar mejor el trabajo y repartir responsabilidades.
Como profesional, director ejecutivo o CEO es muy probable que tengas otros perfiles con experiencia a tu cargo. Delega funciones que no requieran presencia directa y da instrucciones sobre cómo resolverlas, de manera que puedas enfocarte en otras acciones.
Delegar bien tampoco significa trasladar cualquier trabajo a otra persona. Es necesario definir qué resultado se espera, qué plazo existe y qué grado de autonomía tiene la persona responsable.
7. Programar y agrupar acciones
Hay tareas como hacer llamadas telefónicas o leer el correo electrónico que no tienen por qué ocupar la parte central del día. No desaproveches los períodos de mayor concentración en actividades que requieran un esfuerzo mental menor. Evita también estar pendiente continuamente de las respuestas de WhatsApp o del correo electrónico.
Es mejor programar un tiempo para estas tareas. También puedes agrupar actividades parecidas en una misma franja: responder correos, devolver llamadas, revisar mensajes o realizar pequeñas gestiones administrativas.
De esta manera se reducen los cambios constantes de contexto y quedan períodos más largos disponibles para trabajos que requieren atención continuada.
8. Mantener el foco
Uno de los elementos de mayor importancia cuando hablamos de gestionar el tiempo de forma óptima es mantener el foco. Focalizarte en una tarea supone utilizar la energía y la concentración disponibles en dicha tarea, evitando al máximo las interrupciones y manteniendo períodos de trabajo continuado.
Hoy día, la falta de foco es uno de los problemas con los que se encuentran los profesionales. Correos, mensajes, reuniones inesperadas y notificaciones pueden dividir la jornada en numerosos períodos breves y dificultar la finalización de trabajos importantes.
Por este motivo, una buena gestión del tiempo en el trabajo también exige proteger determinados períodos de la agenda frente a interrupciones que puedan esperar.
9. Medir cuánto tiempo requieren realmente las tareas
Planificar resulta difícil cuando no sabemos cuánto tiempo dedicamos realmente a cada actividad. Una forma sencilla de mejorar consiste en registrar durante varios días el tiempo destinado a las principales tareas: reuniones, correo electrónico, llamadas, elaboración de informes, atención a clientes o trabajo de concentración.
No es necesario medir cada minuto de manera permanente. El objetivo es detectar diferencias entre el tiempo que creemos dedicar a una actividad y el tiempo real.
Esta información permite ajustar la agenda, detectar tareas que consumen demasiadas horas e identificar momentos de la jornada en los que resulta más fácil concentrarse.
10. Programar pausas durante la jornada
Gestionar mejor el tiempo tampoco significa trabajar sin interrupción durante toda la jornada. La concentración disminuye cuando se mantiene un esfuerzo mental prolongado y las pausas breves pueden ayudar a combatir la fatiga.
Una revisión y metaanálisis de 22 estudios experimentales encontró que las micropausas estaban relacionadas con menor fatiga y mayor sensación de energía. Los autores no encontraron una mejora general del rendimiento para cualquier tipo de tarea, por lo que las pausas deben adaptarse al trabajo que se esté realizando.
Puedes programarlas entre períodos de concentración o después de terminar una tarea exigente. El objetivo es recuperar atención antes de comenzar el siguiente bloque, no interrumpir continuamente el trabajo.
Ejemplo para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo de la empresa
Las técnicas para mejorar la gestión del tiempo que hemos visto pueden combinarse dentro de una jornada normal de trabajo. Un profesional que tenga que preparar un informe importante, atender el correo, participar en reuniones y estudiar un MBA podría organizar parte del día de esta manera:
- Inicio de la jornada: revisar prioridades y seleccionar las tareas importantes.
- Primer bloque: reservar el período de mayor concentración para el informe o proyecto prioritario.
- Después del primer bloque: realizar una pausa breve.
- Franja administrativa: responder correos, mensajes y llamadas pendientes.
- Reuniones: agruparlas cuando sea posible para evitar que dividan toda la jornada.
- Final del día: comprobar tareas terminadas y preparar la planificación del día siguiente.
- Tiempo de estudio: reservar bloques concretos durante la semana si se compagina el trabajo con un MBA u otra formación.
No todas las jornadas permiten seguir una planificación exacta. Los imprevistos forman parte de la actividad profesional. La finalidad de estas técnicas es disponer de criterios para decidir qué merece atención en cada momento y qué puede programarse, delegarse o descartarse.
Como profesionales, empresarios o emprendedores, debemos ser conscientes de la importancia de gestionar el tiempo de forma eficaz para lograr nuestros objetivos. Una buena gestión permite organizar las prioridades, reducir distracciones y dedicar más atención a las actividades importantes.
Aplicar estas técnicas de mejora de la gestión del tiempo para de manera progresiva puede ayudarte a descubrir qué sistema funciona mejor según el tipo de trabajo, las responsabilidades profesionales y el tiempo disponible. La gestión eficaz del tiempo parte de una idea sencilla: decidir de manera consciente dónde merece la pena dedicar cada hora de la jornada.
